El cobro de la renta, las obras de reparación y mejora y, en general, todo lo que supone la gestión de una finca requiere demasiada dedicación para los propietarios de una vivienda. Además, dos de los grupos más numerosos en las comunidades de vecinos, las parejas jóvenes y las personas mayores, carecen de experiencia en estas cuestiones o se encuentran a menudo limitados para estas labores, por lo cada vez más se recurre a un profesional, un administrador de fincas, para que se haga cargo de dichas tareas, aunque la ley vigente no obliga a ello. En comunidades grandes los vecinos optan por contratar a empresas especializadas del sector, mientras que las más pequeñas escogen a profesionales que trabajan por cuenta propia. Estas son las obligaciones del administrador de una finca o comunidad de propietarios:

• Velar por el buen régimen de la casa, de sus instalaciones y servicios. En otras palabras, esto significa que el administrador, según explica un profesional del sector, debe procurar el funcionamiento de todos los servicios de que disponga la finca. Por ejemplo: tiene que cerciorarse de que el ascensor, en caso de que lo haya, cumpla todas las normas básicas de seguridad y cumpla las inspecciones que sean necesarias.
• Preparar y someter a la junta el plan de gastos previsible, proponiendo los medios para conseguirlo: Una comunidad de vecinos, como cualquier otra entidad, tiene una serie de compromisos contractuales como el pago del agua, la luz de las escaleras, la limpieza de las áreas comunes, etc. El administrador debe diseñar el plan para los gastos que se derivarán de la gestión de la finca. Es decir, cuestiones como el mantenimiento del telefonillo, de la antena de televisión, la lectura de los contadores de agua, el pago de la nómina del conserje, si existe; el mantenimiento de la calefacción y de la caldera, entre otros. “En algunas urbanizaciones grandes hay jardines, piscina y club social. También puede haber canchas de tenis y de paddel o de squash, que necesitarán mantenimiento.
• Atender a la conservación y mantenimiento de la casa disponiendo las reparaciones necesarias dando cuenta de ellas al presidente y a los propietarios: El administrador cuidará de hacer el seguimiento de las obras que requiera el edificio y de contratar a las empresas que se dediquen a ello. También estará al tanto de las subvenciones que otorgan los ayuntamientos para la rehabilitación de edificios y estará en condición de elaborar estados de cuenta para explicar a los propietarios la inversión prevista en caso de que sean necesarias reparaciones en la finca.
• Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, efectuar los pagos y realizar los cobros.
• Actuar como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
• Todas las atribuciones que le confiera la Junta.

Un profesional de esta rama debe asumir las evaluaciones de riesgo del edificio: la Inspección Técnica de Viviendas o ITV; efectuar el cobro de la renta cuando algunos propietarios tengan alquilado uno o más pisos de su propiedad en el mismo edificio; guardar y gestionar documentación de la comunidad; contratar a los conserjes y porteros y suscribir seguros para cubrir siniestros de daños por agua, así como encargarse del mantenimiento de extintores y de la instalación de protección contra incendios, entre otros.

El principal problema del sector de los administradores de fincas, según denuncian varios colegios, es la proliferación de personas que sin tener cualificación suficiente desempeñan este papel.

“En la medida en que la calidad del servicio es baja, hay un perjuicio para el consumidor”, explican desde el colegio de administradores de fincas de Madrid. En casos en los que el gestor no está colegiado, sólo queda la vía judicial para cualquier reclamación. Si, por ejemplo, una comunidad de vecinos contrata a un no colegiado que después le sustrae dinero o que se niega a entregar la documentación de la finca, el colegio difícilmente puede mediar o hallar solución para los vecinos. Sólo queda, entonces, reclamar en los tribunales con todos los inconvenientes que ello acarrea.

Una de las principales recomendaciones a la hora de contratar a un administrador de fincas es cerciorarse de que éste cumple los requisitos que exige la ley y que, sobre todo, está colegiado.

La Confederación Española de Consumidores y Usuarios, CECU, asegura no tener reclamaciones en lo que a los administradores de fincas se requiere. En realidad, no existe, de momento, ninguna asociación conocida que agrupe a las comunidades de propietarios de fincas. Sin embargo, la CECU recomienda que, al escoger a un administrador, los vecinos tengan en cuenta su experiencia y trayectoria, y si se trata de una empresa, que esté legalmente constituida .